Về xử lý file CSV

img

7 months ago Cập nhật

【Dành cho quản lý】

Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách sử dụng file CSV khi nhập dữ liệu. 

CSV là viết tắt của cụm từ 「Comma Separated Value」, là một định dạng file có các giá trị định giới bằng dấu phẩy. Để mở file CSV, bạn có thể sử dụng các phần mềm bảng tính như Microsoft Excel, Google Spreadsheet,.. Ngoài ra còn có thể dùng phần mềm chỉnh sửa văn bản (như là notepad) để có thể hiển thị và chỉnh sửa. 

Sau đây, chúng tôi xin giới thiệu về trường hợp chỉnh sửa file CSV bằng Microsoft Excel 2016, hệ điều hành Windows.
Ví dụ: nhập dữ liệu nhân viên. Để nhập dữ liệu nhân viên, đầu tiên bạn cần tải định dạng nhập dữ liệu ban đầu về máy rồi tiến hành chỉnh sửa file CSV.  

  • Cách mở file CSV
  • Các điểm cần lưu ý khi chỉnh sửa
  • Các điểm cần lưu ý khi sao lưu

Cách mở file CSV

Trường hợp khi khởi động Excel, mở file 
Dưới đây là ví dụ cho bản Microsoft Excel 2016

  1. Khởi động Microsoft Excel



  2. Tại Data nhấn chọn Text file



  3. Chỉ định file muốn mở.
    Lựa chọn file, nhấn chọn Mở.
    ※Hãy kiểm tra trước tên file và nơi sao lưu của file muốn mở. 


    ※Nếu không thể thấy file.
    ・Hãy kiểm tra lại thư mục đang tìm file có đúng không. 
    Có thể bạn đang tìm sai vị trí. Ví dụ: File nằm trong thư mục tải về bạn lại tìm trên desktop. 
    ・Thử tìm bằng tên file
    Bạn hãy tìm kiếm tên file bằng thanh tìm kiếm nằm ở góc phải trên cùng của màn hình như hình trên. 

  4. Lựa chọn mã hóa.
    ※Mã hóa của tệp CSV khi tải về từ các tính năng của Doreming: nếu ngôn ngữ sử dụng là tiếng Nhật thì chọn Mã hóa là SJIS, nếu là ngôn ngữ khác thì chọn UTF-8.




  5. Ở cột kí tự phân cách mình sẽ đánh dấu chọn Comma, nhấn Next.



  6. Chọn Text để định dạng dữ liệu của dòng Tại cột xem trước của dữ liệu, lựa chọn Text sau khi lựa chọn dòng . Hãy thiết lập toàn bộ các dòng ở dạng text. 
    Cuối cùng nhấn chọn Hoàn tất.



  7. Hãy chọn nơi chèn dữ liệu, nhấn chọn OK.
    (Trường hợp này là đang chèn vào worksheet đã có.)



  8. File CSV được mở .




Điểm cần lưu ý khi chỉnh sửa 

Định dạng của ô thì chỉ định là Text.
Tính năng đặc biệt của Excel khi gắn số [0] vào đầu như là [001] thì số 0 sẽ không hiển thị nên hãy thiết lập định dạng là Text để hiển thị nguyên vẹn giá trị đã điền.





Điểm cần lưu ý khi sao lưu 

Sao lưu dưới dạng file CSV để nhập dữ liệu.

  1. Nhấn chọn File ở phía trên bên trái



  2. Nhấn chọn Gắn tên và sao lưu , lựa chọn nơi sao lưu file
    (Ở đây là sao lưu ở desktop .)



  3. Chọn loại file CSV(Phân cách bằng dấu phẩy )rồi nhấp chọn Save.



  4. Xác nhận file đã được lưu trên desktop.



  5. Nếu khung xác nhận bên dưới hiển thị khi đóng file, hãy nhấn chọn [Yes].




Bạn có thấy bài viết này hữu ích
Scroll