【Dành cho quản lý】

Xuất file kết quả thực tế đi làm bằng định dạng file CSV*1.

Bài viết này giới thiệu về các bước xuất file thống kê tổng thành tích công việc và thiết lập xuất file với các mục hiển thị và dạng thức file có thể đăng ký dưới dạng mẫu.

• Cuất file  tổng thành tích công việc
• Thiết lập xuất file  tổng thành tích công việc.

Xuất file thống kê tổng thành tích công việc

1.  Click vào Thời gian lao động - Tổng thành tích công việc
   
   
2. Click vào biểu tượng xuất file  phía đầu trang.
   
   
   Dữ liệu được xuất là kết quả tìm kiếm tại các danh sách ( dữ liệu được hiển trị hiện tại)
   
   
   

   Nhóm được hiển thị tại các danh sách là nhóm được thiết lập tại danh sách gần đây nhất.
   Ví dụ: Chọn nhóm A tại lịch làm việc theo tháng. Sau đó, vào Bảng thống kê tổng thành tích công việc, danh sách sẽ hiển thị nhóm A và thành tích công việc của nhân viên thuộc nhóm A.

   Đầu tiên, bạn hãy tìm kiếm nội dung muốn xuất, rồi sau đó tiến hành xuất file.
3. Chọn định dạng dữ liệu xuất, sau đó nhấp chọn tải về CSV

   

   1. 
      
      
      • Cài đặt export 
        Bạn có thể cài đặt các mục hiển thị và dạng thức file. Trước đó, bạn có thể lựa chọn dạng thức hiển thị được đặt tại 「Cài đặt export」.
        
      •  Hiển thị/ Không hiển thị Tựa đề ở dòng 1
        Trường hợp khi nhập file vào hệ thống khác mà không cần tới tựa đề, bạn hãy chọn 「Không hiển thị」.
        
        Hiển thị：Các  mục được hiển thị tại dòng 1 dữ liệu của file CSV
        
        
        
        　
        Không hiển thị：Các dữ liệu kết quả thực tế được hiển thị từ dòng 1.
        
        
        
        
        
        
      • Công thức ngày / giờ
        
      • Bạn có thể lựa chọn các kiểu dưới đây.
        Ví dụ: Mẫu hiển thị ngày 2017/11/01
        

        YYYY-MM-DD	2017-11-01　（Mặc định)
        YYYY/MM/DD	2017/11/01
        YYYYMMDD	20171101

        
        
        
      • Hiển thị/ Không hiển thị Giây
        Chọn hiển thị thời gian chính xác đến đơn vị giây hay không.
        
        
      • Định dạng thời gian
        Có thể chọn giữa 5 định dạng dưới đây.
        Ví dụ: Thời gian làm việc thực tế là 8 giờ 30 phút
        

        HH:MM	8:30　（Mặc định)
        HH.MM	8.30
        HHMM	830
        HH.DD	8.50

        
        
      • Định dạng số tiền
        Có thể chọn có dấu phẩy hay không.
        Ví dụ: Phí lao động 7,200 yên
        

        Không chia 3 chữ số	7200　（Mặc định)
        Chia 3 chữ số	7,200

        
        
      • Mã hóa*2
        Với thiết lập mặc định, nếu ngôn ngữ sử dụng là tiếng Nhật thì chọn Mã hóa là SJIS, nếu là ngôn ngữ khác thì chọn UTF-8.
        
        
      • Tên tệp
        Mặc định là 「month_work_list.csv」. Bạn có thể thay đổi tên tệp khi cần thiết.

1. 【Mẫu xuất file CSV】
   
   
   
   

    Thiết lập xuất file tổng thành tích công việc

   Có thể điều chỉnh các mục hiển thị và dạng thức file.
   

   Bạn có thể thay đổi thiết lập công thức ngày giờ, tên mục hiển thị, thứ tự các mục đồng thời có thể thêm bớt các mục hiển thị...
   Ngoài ra, do có thể thêm công thức tính toán nên bạn có thể sử dụng tính năng này khi muốn tính tổng thời gian làm thêm, thời gian tăng ca đêm,...
   

   1. Chọn Cài đặt export ở phía đầu trang tổng thành tích công việc.
      
      
      
      
   2. Tiến hành cài đặt export.
      
                                                                                                                                                           
      
      1. Chọn cài đặt export
         Có thể lựa chọn trong trường hợp đăng ký nằm ngoài những thiết lập ban đầu.
         
      2. Thiết lập dạng thức hiển thị.
         
         •  Hiển thị/ Không hiển thị Tựa đề ở dòng 1
           Trường hợp khi nhập file vào hệ thống khác mà không cần tới tựa đề, bạn hãy chọn 「Không hiển thị」.
           
           Hiển thị：Các  mục được hiển thị tại dòng 1 dữ liệu của file CSV
           
           
           　
           Không hiển thị：Các dữ liệu kết quả thực tế được hiển thị từ dòng 1.
           
           
           
         •  Công thức ngày / giờ
           Bạn có thể lựa chọn trong 3  kiểu dưới đây. Có thể xác nhận cách hiển thị đã chọn trong cột xem trước.
           Ví dụ: Mẫu hiển thị ngày 2017/11/01
           

           YYYY-MM-DD	2017-11-01　（Mặc định）
           YYYY/MM/DD	2017/11/01
           YYYYMMDD	20171101

           
           
           
         • Hiển thị/ Không hiển thị Giây
           Chọn hiển thị thời gian chính xác đến đơn vị giây hay không.
           
         • Định dạng thời gian
           Có thể lựa chọn trong 4 kiểu dưới đây.  Xác nhận cách hiển thị đã chọn trong cột xem trước.
           Ví dụ: Thời gian làm việc thực tế là 168 giờ 30 phút
           

           HH:MM	168:30　（Mặc định）
           HH.MM	168.30
           HHMM	16830
           HH.DD	168.50

           
           
         •  Định dạng số tiền
           Có thể chọn có dấu phẩy hay không.   Xác nhận cách hiển thị đã chọn trong cột xem trước.
           Ví dụ: Phí lao động 200,000 yên
           

           Không chia 3 chữ số	200000　（Mặc định）
           Chia 3 chữ số	200,000

           
           
         • Mã hóa*2
           Với thiết lập mặc định, nếu ngôn ngữ sử dụng là tiếng Nhật thì chọn Mã hóa là SJIS, nếu là ngôn ngữ khác thì chọn UTF-8.
           
      3. 1. Hãy sử dụng danh sách chỉnh sửa khi cần.
            ※Bạn không thể xóa bỏ, chỉnh sửa thiết lập mặc định. Nếu muốn sử dụng các định dạng xuất file khác với thiết lập mặc định, vui lòng tạo mới tại +Đăng ký mới.
            
            +Đăng ký mới: Tạo cài đặt export mới.
            Quay lại chỉnh sửa: Quay lại nội dung đã thêm hoặc đã xóa.
            Lưu: Lưu nội dung chỉnh sửa. ※Không thể sử dụng  khi đang chọn thiết lập mặc định.
            Lưu thành cài đặt mới: Sử dụng khi chỉnh sửa nội dung hiển thị hiện tại và lưu dưới dạng cài đặt export mới.
            Xóa cài đặt: Xóa cài đặt export
            Thêm mục trích xuất dữ liệu: Bạn có thể thêm các mục hiển thị mới
            Thêm công thức tính toán: Sử dụng trong trường hợp muốn tính tổng thời gian làm thêm và tổng thời gian tăng ca đêm.
            
            
         2. Hiển thị các mục được export
            Tên mục: Không thể thay đổi.
            Tên danh mục export: là tên mục hiển thị tại hàng 1 trong file dữ liệu CSV
            Công thức: Hiển thị các mục thêm công thức tính toán.
            Xem trước dữ liệu ( data preview): Bạn có thể xác nhận hình thức hiển thị dữ liệu.
            Biểu tượng thùng rác: Chọn khi muốn xóa mục
            Biểu tượng ↑↓: Click chuột vào biểu tượng và kéo thả chuột lên xuống để thay đổi vị trí các mục.
            
            
      4. Chọn Lưu và để hoàn tất đăng ký mới hoặc hoàn tất các thay đổi cài đặt cũ. 
         Chọn Lưu thành cài đặt mới để lưu nội dung thành cài đặt mới dựa trên những cài đặt cũ.
         
         
      5. Có thể chọn cài đặt xuất file đã đăng ký để xuất file kết quả thực tế.
         
         
         

      Trên đây là bài viết về xuất file kết quả thực tế đi làm và cài đặt export

      ---

      *1 File CSV
      CSV là viết tắt của Comma Separated Value. Đây là một loại định dạng văn bản đơn giản mà trong đó, các giá trị được ngăn cách với nhau bằng dấu phẩy. CSV còn được gọi là File giá trị phân tách bằng dấu phẩy.
      Để sử file CSV này, bạn cần đến Text editor như phần mềm bảng tính Microsoft Office Excel hay sổ ghi chép,...

      *2 Mã hóa
      Là quá trình chuyển đổi dữ liệu theo 1 quy tắc nhất định. Trong mã hóa File CSV, có 2 loại mã hóa là SJIS và UTF-8
      【SJIS】Là bộ mã ký tự tiếng Nhật, được sử dụng phổ biến trong các văn bản trên máy tính.
      【UTF-8】Là bộ mã ký tự phổ biến trên thế giới, có thể sử dụng với hầu hết các loại máy tính.
      Cả 2 loại mã hóa này đều phổ biến, tuy nhiên tùy vào loại máy và hệ điều hành có thể gây ra lỗi font chữ.
      Nếu xảy ra lỗi font, vui lòng tải lại bộ mã hóa khác.