【Dành cho quản lý】
Xuất file kết quả thực tế đi làm bằng định dạng file CSV*1
Hãy sử dụng tính năng này khi muốn liên kết dữ liệu với hệ thống khác.
Bài viết này giới thiệu về các bước xuất file kết quả thực tế đi làm và thiết lập xuất file với các mục hiển thị và dạng thức file có thể đăng ký dưới dạng mẫu.
- Xuất file kết quả thực tế đi làm
- Thiết lập xuất file kết quả thực tế đi làm
Xuất file kết quả thực tế đi làm
- Chọn Thời gian lao động - Kết quả thực tế đi làm
- Tìm kiếm nội dung muốn xuất. Chọn biểu tượng xuất file ở đầu trang.
Dữ liệu được xuất là kết quả tìm kiếm tại các danh sách ( dữ liệu được hiển trị hiện tại)
.png)
Nhóm được hiển thị tại các danh sách là nhóm được thiết lập tại danh sách gần đây nhất.
Ví dụ: Chọn nhóm A tại lịch làm việc theo tháng. Sau đó, vào danh sách kết quả thực tế đi làm, danh sách sẽ hiển thị nhóm A và kết quả thực tế đi làm của nhân viên thuộc nhóm A.
Đầu tiên, bạn hãy tìm kiếm nội dung muốn xuất, rồi sau đó tiến hành xuất file.
- Chọn định dạng dữ liệu xuất, sau đó nhấp chọn tải về CSV.
- Cài đặt export
Bạn có thể cài đặt các mục hiển thị và dạng thức file. Trước đó, bạn có thể lựa chọn dạng thức hiển thị được đặt tại 「Cài đặt export」.
- Hiển thị/ Không hiển thị Tựa đề ở dòng 1
Trường hợp khi nhập file vào hệ thống khác mà không cần tới tựa đề, bạn hãy chọn 「Không hiển thị」.
Hiển thị：Các mục được hiển thị tại dòng 1 dữ liệu của file CSV
Không hiển thị：Các dữ liệu kết quả thực tế được hiển thị từ dòng 1.
- Công thức ngày / giờ
Bạn có thể lựa chọn các kiểu dưới đây.
Ví dụ: Mẫu hiển thị ngày 2017/11/01
| YYYY-MM-DD | 2017-11-01 （thiết lập mặc định） |
| YYYY/MM/DD | 2017/11/01 |
| YYYYMMDD | 20171101 |
| |
- Hiển thị/ Không hiển thị Giây
Chọn hiển thị thời gian chính xác đến đơn vị giây hay không.
- Định dạng thời gian
Có thể chọn giữa 4 định dạng dưới đây.
Ví dụ: Thời gian làm việc thực tế là 8 giờ 30 phút
| HH:MM | 8:30 （thiết lập mặc định） |
| HH.MM | 8.30 |
| HHMM | 830 |
| |
| HH.DD | 8.50 |
- Định dạng số tiền
Có thể chọn có dấu phẩy hay không.
Ví dụ: Phí lao động 7,200 yên
| Không chia 3 chữ số | 7200 （Thiết lập mặc định） |
| Chia 3 chữ số | 7,200 |
- Mã hóa*2
Với thiết lập mặc định, nếu ngôn ngữ sử dụng là tiếng Nhật thì chọn Mã hóa là SJIS, nếu là ngôn ngữ khác thì chọn UTF-8.
- Tên tệp
Mặc định là 「shift_work_list.csv」. Bạn có thể thay đổi tên tệp khi cần thiết.
【Mẫu xuất file CSV】
Thiết lập xuất file kết quả thực tế đi làm
Có thể điều chỉnh các mục hiển thị và dạng thức file. Sau khi xuất file, bạn có thể nhanh chóng chỉnh sửa dữ liệu.
Bạn có thể thay đổi thiết lập công thức ngày giờ, tên mục hiển thị, thứ tự các mục đồng thời có thể thêm bớt các mục hiển thị...
Ngoài ra, do có thể thêm công thức tính toán nên bạn có thể sử dụng tính năng này khi muốn tính tổng thời gian làm thêm, thời gian tăng ca đêm,...
- Chọn nút ▼ ở đầu trang hiển thị kết quả thực tế đi làm. Sau đó chọn Cài đặt Export
- Thực hiện cài đặt export
＋Thực hiện từ bước Đăng ký mới
※Khồng thể thay đổi, xóa thiết lập mặc định
- Chọn cài đặt export
Bạn có thể lựa chọn cài đặt trong trường hợp có đăng ký mới ngoài thiết lập mặc định.
- Cài đặt dạng thức hiển thị
- Hiển thị/ Không hiển thị Tựa đề ở dòng 1
Trường hợp khi nhập file vào hệ thống khác mà không cần tới tựa đề, bạn hãy chọn 「Không hiển thị」.
Hiển thị：Các mục được hiển thị tại dòng 1 dữ liệu của file CSV.
Không hiển thị：Các dữ liệu kết quả thực tế được hiển thị từ dòng 1.
- Công thức ngày / giờ
Bạn có thể lựa chọn các kiểu dưới đây. Bạn có thể xác nhận lại nội dung hiển thị ứng với mục đã chọn tại data preview tại mục 4.
Ví dụ: Mẫu hiển thị ngày 2017/11/01
| YYYY-MM-DD | 2017-11-01 （thiết lập mặc định） |
| YYYY/MM/DD | 2017/11/01 |
| YYYYMMDD | 20171101 |
- Hiển thị/ Không hiển thị Giây
Chọn hiển thị thời gian chính xác đến đơn vị giây hay không.
Bạn có thể xác nhận lại nội dung hiển thị ứng với mục đã chọn tại data preview tại mục 4.
- Định dạng thời gian
Có thể chọn giữa 4 định dạng dưới đây. Bạn có thể xác nhận lại nội dung hiển thị ứng với mục đã chọn tại data preview tại mục 4.
Ví dụ: Thời gian làm việc thực tế là 8 giờ 30 phút
| HH:MM | 8:30 （thiết lập mặc định） |
| HH.MM | 8.30 |
| HHMM | 830 |
| |
| HH.DD | 8.50 |
- Định dạng số tiền
Có thể chọn có dấu phẩy hay không. Bạn có thể xác nhận lại nội dung hiển thị ứng với mục đã chọn tại data preview tại mục 4.
Ví dụ: Phí lao động 7,200 yên
| Không chia 3 chữ số | 7200 （Thiết lập mặc định） |
| Chia 3 chữ số | 7,200 |
- Mã hóa*2
Với thiết lập mặc định, nếu ngôn ngữ sử dụng là tiếng Nhật thì chọn Mã hóa là SJIS, nếu là ngôn ngữ khác thì chọn UTF-8.
- Hãy sử dụng danh sách chỉnh sửa khi cần.
※Bạn không thể xóa bỏ, chỉnh sửa thiết lập mặc định. Nếu muốn sử dụng các định dạng xuất file khác với thiết lập mặc định, vui lòng tạo mới tại +Đăng ký mới.
+Đăng ký mới: Tạo cài đặt export mới.
Quay lại chỉnh sửa: Quay lại nội dung đã thêm hoặc đã xóa.
Lưu: Lưu nội dung chỉnh sửa. ※Không thể sử dụng khi đang chọn thiết lập mặc định.
Lưu thành cài đặt mới: Sử dụng khi chỉnh sửa nội dung hiển thị hiện tại và lưu dưới dạng cài đặt export mới.
Xóa cài đặt: Xóa cài đặt export
Thêm mục trích xuất dữ liệu: Bạn có thể thêm các mục hiển thị mới
Thêm công thức tính toán: Sử dụng trong trường hợp muốn tính tổng thời gian làm thêm và tổng thời gian tăng ca đêm.
- Hiển thị các mục được export
Tên mục: Không thể thay đổi.
Tên danh mục export: là tên mục hiển thị tại hàng 1 trong file dữ liệu CSV
Công thức: Hiển thị các mục thêm công thức tính toán.
Xem trước dữ liệu ( data preview): Bạn có thể xác nhận hình thức hiển thị dữ liệu.
Biểu tượng thùng rác: Chọn khi muốn xóa mục
Biểu tượng ↑↓: Click chuột vào biểu tượng và kéo thả chuột lên xuống để thay đổi vị trí các mục.
- Chọn Lưu và để hoàn tất đăng ký mới hoặc hoàn tất các thay đổi cài đặt cũ.
Chọn Lưu thành cài đặt mới để lưu nội dung thành cài đặt mới dựa trên những cài đặt cũ.
- Có thể chọn cài đặt xuất file đã đăng ký để xuất file kết quả thực tế.
Trên đây là bài viết về xuất file kết quả thực tế đi làm và cài đặt export
*1 File CSV
CSV là viết tắt của Comma Separated Value. Đây là một loại định dạng văn bản đơn giản mà trong đó, các giá trị được ngăn cách với nhau bằng dấu phẩy. CSV còn được gọi là File giá trị phân tách bằng dấu phẩy.
Để sử file CSV này, bạn cần đến Text editor như phần mềm bảng tính Microsoft Office Excel hay sổ ghi chép,...
*2 Mã hóa
Là quá trình chuyển đổi dữ liệu theo 1 quy tắc nhất định. Trong mã hóa File CSV, có 2 loại mã hóa là SJIS và UTF-8
【SJIS】Là bộ mã ký tự tiếng Nhật, được sử dụng phổ biến trong các văn bản trên máy tính.
【UTF-8】Là bộ mã ký tự phổ biến trên thế giới, có thể sử dụng với hầu hết các loại máy tính.
Cả 2 loại mã hóa này đều phổ biến, tuy nhiên tùy vào loại máy và hệ điều hành có thể gây ra lỗi font chữ.
Nếu xảy ra lỗi font, vui lòng tải lại bộ mã hóa khác.
