通知・アラート｜管理者・スタッフへの通知、通知メール
【管理者向け】
管理者とスタッフの方へ通知を出すことで、適切な運用を手助けする機能です。
通知機能
| 残業アラート | 36協定*1の協定時間を超える前に管理者、スタッフへアラートを出すことで、働きすぎを未然に防ぐための機能です。 |
| 退勤時の承認 | 退勤したスタッフに通知を出し、勤務実績の承認を促す機能です。 スタッフが実績を承認したら、管理者がその通知を受取るかどうかも設定できます。 |
| シフト申請 | スタッフからシフト申請があった場合に、組織管理者へ通知を出します。 シフトの作成漏れを防ぐための機能です。 |
| 勤務前確認 | 出勤開始前にスタッフにメールを送信し、スタッフは「出勤予定」「遅刻」「欠勤」などの回答をします。 管理者が事前に出欠状況を把握するための機能です。 |
| 遅刻確認 | シフト開始時刻過ぎても出勤打刻がない場合に、管理者、スタッフに未出勤確認のメールを送ります。 スタッフは理由を回答し、スタッフの回答結果は管理者へ通知されます。 その後、スタッフが出勤すると管理者、スタッフに遅刻確認のメールを送ります。 |
| 早退確認 | シフト終了時刻より前に退勤が行われた場合に、管理者に早退通知のメールを送ります。 また、スタッフにも早退通知のメールを送信し、スタッフは早退理由を回答します。 スタッフの回答結果は管理者へ通知されます。 |
| 延長確認 | スタッフにシフト終了後の延長勤務を行うか通知を出します。スタッフは延長勤務を行うかどうかを回答します。 スタッフの回答結果は管理者へ通知されます。 |
通知方法
- スタッフおよび管理者にメールアドレスが登録されている場合はメールが送信されます。
- スタッフサイト、および管理者サイトの通知アイコンに表示されます。
※管理者は組織管理者を指します。
組織管理者の設定については、こちらをご確認ください。
設定手順
- 設定ー通知・アラートをクリックします。
- 名称をクリックします。
過去の設定履歴から設定を反映させたい場合は、名称の右隣の履歴アイコンをクリックしてください。
設定履歴の中から設定を反映させたい月度がある期間をクリックします。
ただし、企業締めが完了している月度、及び現在から前後2ヶ月の範囲外での設定はできません。
※企業締めは解除することで設定が可能になります。
適用開始年月度については、こちらの記事をご確認ください。
- 通知項目をクリックします。
残業アラート
実績と未来のシフトの時間を含めた時間が設定値に達した際にアラートを出します。
協定限度時間は45時間*2 が初期値でセットされています。限度時間の◯時間前に通知を出すか入力してください。
管理者、スタッフへ通知を出すか選択してください。
※企業管理者、組織管理者ともに通知、及びメール配信されます。スタッフはスタッフ用サイトで通知がされますがメールは配信されません。
退勤時の承認
退勤したスタッフへ通知を出し、実績の承認を促します。
メールから実績を承認する手順は、こちらをご確認ください。
スタッフが実績を承認すると管理者へ承認メールが送信されますので、送信する対象を選択します。
所属組織管理者へ送る | スタッフが所属する組織管理者へ通知を出します。 |
当日組織管理者へ送る | スタッフが所属する組織以外での勤務があった場合、勤務した組織管理者へ通知を出します。 |
企業管理者へ送る | 企業管理者へ通知を出します。 |
シフト申請
スタッフからシフト申請があった場合にスタッフが所属している組織の管理者へ通知を出します。
組織管理者が受取るメールからシフトを承認する手順は、こちらをご確認ください。
勤務前確認
スタッフにシフト開始前に出勤確認の通知を出します。（スタッフに）通知メールを送るを設定し、更に管理者へ通知するかどうかを設定します。
通知メールが配信される前に出勤打刻した場合は、勤務前確認メールは配信されません。
※スタッフが所属している組織の管理者に通知されます。
※管理者の権限項目「申請」が「編集」で設定されている場合にメール配信されます。
通知メールを送る | スタッフに勤務前確認メールを送るか選択します。送る場合はシフト開始の◯分前に出すか選択します。 |
管理者へ通知 | スタッフの回答を組織管理者へメールで通知するか選択します。 |
遅刻確認
シフト開始時刻過ぎてもスタッフが打刻しなかった場合に、スタッフに未出勤確認メールを送り、その後出勤すると遅刻確認メールを送ります。
（スタッフに）通知メールを送るを設定し、更に管理者へ通知するかどうかを設定します。
※スタッフが所属している組織の管理者に通知されます。
※管理者の権限項目「申請」が「編集」で設定されている場合にメール配信されます。
通知メールを送る | スタッフに遅刻確認メールを送るか選択します。 |
管理者へ通知 | 所属組織管理者、当日勤務予定組織管理者に遅刻通知のメールを送るか選択します。 |
早退確認
シフト終了時刻より前にスタッフが退勤した場合に、スタッフに通知メールを送ります。
（スタッフに）通知メールを送るを設定し、更に管理者へ通知するかどうかを設定します。
※スタッフが所属している組織の管理者に通知されます。
※管理者の権限項目「申請」が「編集」で設定されている場合にメール配信されます。
通知メールを送る | スタッフに早退確認メールを送るか選択します。 |
管理者へ通知 | 所属組織管理者、当日勤務組織管理者に早退通知のメールを送るか選択します。 |
延長確認
スタッフへシフト終了後の延長勤務を行うか通知を出します。シフト終了の◯分前に出すかを選択します。
スタッフは受取るメールから延長申請が行えます。
※スタッフが所属している組織の管理者に通知されます。
※管理者の権限項目「申請」が「編集」で設定されている場合にメール配信されます。
通知メールを送る | スタッフに延長確認メールを送るか選択します。 スタッフが延長申請に回答する手順は、こちらをご確認ください。 |
管理者へ通知 | スタッフからの延長申請を組織管理者へメールで通知するか選択します。 |
*1 36協定
正式には「時間外労働協定」と言います。労働基準法第36条に定められていることから、36協定（サブロク協定）とも呼ばれています。
労働基準法第36条には「会社は法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超える時間外労働および休日勤務などを命じる場合には、労働組合と使用者で書面による協定を結び労働基準監督署へ届け出なければならない」と定められています。
もし36協定を届け出ずに従業員に時間外労働をさせた場合は、労働基準法違反となり罰金等の対象となります。
*2 上限時間：45時間
36協定での上限時間外労働は原則月45時間のため、初期値として45時間を設定しています。